Tuesday, 13 October 2015

Whether details of counselling between estranged couple and counselor can be disclosed under RTI?

The   Commission   having   perused   the   file   found   that   the   file   is   a   proceeding   for  counselling, a prelude to or part of conciliation. The conciliation in general will include the  counselling also. The mediator or conciliator will advise or guide or apprise the parties of the  issues or steps that help resolving the dispute. When there is a counselling between a person  and counsellor, there emerges fiduciary relationship. Appellant has already filed a case for  domestic  violence.   Wife  claimed  that  proceeding  before  legal   service  authority   was  in  the  nature of divorce proceeding.  From the nature of proceedings it is apparently clear that it was  not divorce proceeding, but a counselling and conciliation proceeding, confidentiality of which  need to be protected as per the law and in public interest.  Information regarding negotiation,  mediation, conciliation and counselling will fall under exempted clause of information given in  fiduciary capacity and also private/personal information of other spouse and hence shall not be  disclosed. Hence the appeal is rejected.
Central Information Commission
Mrs rama Aggarwal vs Department Of Legal Affairs on 8 August, 2015
                  CENTRAL INFORMATION COMMISSION
                   


                    Prof. M. Sridhar Acharyulu (Madabhushi Sridhar)

                                           Information Commissioner



                                           CIC/SA/A/2015/000305 


2. Appellant through his RTI application sought information with regard to case of Rama  Agarwal before Delhi Legal Aid, copy of detail proceeding, copy of complaint, copy of hearing  on 29.6.2010 etc. CPIO replied that information sought on point no. 1 & 3 is confidential. First  appellate   authority   upheld   PIO   reply.   Appellant   approached   the   Commission.   Appellant  claimed that her story was a prolonged struggle knocking the doors of almost every forum of  justice. She married to Anil Aggarwal in 1983 and two children were born out of this wedlock.  She alleged that she was confined in a private mental asylum forcibly, and released after her  daughter's complaint, and again she was forcibly taken to IHBAS institute and kept on strong  medicines. She was referred to counselling under Delhi State Legal Services Authority. She is  seeking copy of details of the proceedings of the case under DSLSA.   Appellant says she  those details are most required in her Domestic Violence and Divorce cases pending at Patiala  House Courts.  
Proceedings Before the Commission:
3.   Appellant   sought   to   have   details   of   the   proceedings   about   conciliation   of   dispute  involving her. Respondent officer stated that according to Rule 20 Mediation & Conciliation  Rules, proceedings of mediation and conciliation cannot be obtained and cannot be used for  any purpose other than achieving conciliation. 
Relevance of Conciliation in marital disputes
4.   Conciliation is a process that attempts to resolve disputes by compromise or voluntary  agreement.  In contrast with arbitration, the mediator/conciliator  does not bring in a 'binding  award', and the parties are free to accept or reject the recommendation of the conciliator.  
5.               If a third party is asked to involve informally, the process can be called mediation.  Whether there is any law or not, mediation can be resorted if both the sides of disputants  agree on to resolve with the assistance of mediator. Final conclusion of mediation could be  enforced or not enforced based on the consent of parties. Generally the mediator will not here  or decide any case or give any judgment. He only facilitates the settlement between disputing  parties by helping them in understanding the issues involved.  Conciliation and mediation are  generally interchangeable expressions.  
6. Conciliation  is  recognized  by  law  as  one  of   the  methods  of   dispute  resolution  and  provides   for   it   under   various   statues.     The   Code   of   Civil   Procedure   (CPC)   in   Order   32A  provides for conciliation between the parties.  After amendment, Section 89 of CPC provided a  strong  base  for   court   sponsoring  the  conciliation  process   with  the  support   of   a  pro­active  judge, who  finds  the  conciliators and  directs the  parties  to  them,  as a matter of  statutory  obligation.
7. This method was recognized and practically found useful as quite appropriate process  to tackle marital problems, where legal, procedural, evidentiary and technical issues of rights  of parties take a secondary seat and possible welfare of children, peace of the parties or the  need  to  protect   the  relationship  in  'marriage'   is   given  priority   unless   there   are  compelling  reasons  to  dissolve  the  marriage.     Even  for  a  peaceful   separation,  conciliation,   as   a  pre­ condition for mutual consent divorce application, is considered as a practical problem­solving  ­approach.
8.     The process of conciliation received statutory recognition in the CPC (O­ XXXIIA Rule 3),  in Industrial Disputes Act (s 12) and the Hindu Marriage Act 1955 (s23). Hindu Marriage Act and Conciliation:
9.   Under amended Hindu Marriage Act 1955 (HM Act), the approach of the courts towards  family   disputes   is   different   from   that   of   other   ordinary   civil   proceedings.     Conciliation   is  preferred as the first resort by the courts.   Another important feature is that speedy trial is  prescribed as a preferred mode of resolution of disputes.
10.        Section 23 (2) says that before proceeding to grant any relief under HM Act, it shall be  the   duty   of   the   court,   in   the   first   instance,   in   every   case   where   it   is   possible   to   do   so,  consistently with the nature and circumstances of the case to make every endeavor to bring  about reconciliation between the parties.  However, reconciliation cannot be resorted to when  the   relief   of   divorce   is   claimed,   based   on   grounds   of   conversion,   unsound   mind,   virulent  disease, venereal disease, renouncing the world by entering religious order, missing for seven  years, [s 13(ii) to (vi)].  These grounds are irreconcilable as per proviso under s 23(2) of the  HM Act.
11.        There is a prohibition on publication of proceedings in family cases. The HM Act 1955  was amended in 1976 wherein provided for in camera proceedings, under s 22, if desired by  the parties and imposed a prohibition on publication of family proceedings except the judgment  of the high court or Supreme Court printed or published with the previous permission of the  court.  If any person prints or publishes any matter in contravention of the provisions of s 22(1)  he shall be punishable with fine, which may extend to 1000 rupees.  Section 21B is added to  facilitate day­to­day hearing, of marriage disputes, for quick disposition.   Confidentiality of Conciliation proceeding:
12. As per the UNCITRAL Conciliation Rules, the Conciliator and the parties must keep  confidential   all   matters   relating   to   the   conciliation   proceedings.   Article   14   of   Rules   says:  'Subject to agreement of the parties or mandatory law, the provisions prohibit disclosure to  outsiders   of   any   matters   relating   to   the   conciliation   proceedings.   Such   guarantee   of  confidentiality   is   conducive   to   reaching   an   amicable   settlement   in   informal   proceedings'.  Confidentiality   extends   also   the   settlement   agreement,   except   where   its   disclosure   is  necessary   for   purposes   of   implementation   and   enforcement.   Confidentiality   is   a   merit   of  mediation. It is also considered as ethics of this dispute resolution process which achieved  states   as   best   alternative   to   litigation.   Those   who   fear   the   undue   publicity,   possibility   of  invasion of privacy and defamation, avoid litigation in court of law, complaint to police station  and prefer a confidential, closed door discussion to sort out the differences and resolving the  misunderstandings that threaten the relationship in either business or marriage.  THE ARBITRATION AND CONCILIATION ACT, 1996
13. The   Arbitration   and Conciliation   Act   1996,   has   provided   for   confidentiality   norm   for  conciliation/mediation proceedings and also made the evidence of mediation no admissible in  other court proceedings. 
70. Disclosure of information.
When the conciliator receives factual information concerning the dispute from a party, he shall  disclose the substance of that information to the other party in order that the other party may  have the opportunity to present any explanation which he considers appropriate: Provided that  when a party gives any information to the conciliator, subject to a specific condition that it be  kept confidential, the conciliator shall not disclose that information to the other party.
75. Confidentiality.
Notwithstanding anything contained in any other law for the time bring in force, the conciliator  and  the  parties  shall  keep  confidential  all  matters  relating  to  the  conciliation  proceedings.  Confidentiality shall extend also to the settlement agreement, except where its disclosure is  necessary for purposes of implementation and enforcement.
81. Admissibility of evidence in other proceedings.
The   parties   shall   not   rely   on   or   introduce   as   evidence   in   arbitral   or   judicial   proceedings,  whether or not such proceedings relate to the dispute that is the subject of the conciliation  proceedings,­ a.     views expressed or suggestions made by the other party in respect of a possible  settlement of the dispute;
b.    admissions made by the other party in the course­, of the conciliation proceedings; c.     proposals made by the conciliator;
d.    the fact that the other party had indicated his willingness to accept a proposal for  settlement made by the conciliator.
MEDIATION AND CONCILIATION RULES, 2004
14. Rule 20 :  Confidentiality, disclosure and inadmissibility of information.
(a)        When   a   mediator/conciliator   receives   factual   information   concerning   the   dispute(s)  from any party, he shall disclose the substance of that information to the other party, so that  the   other   party   may   have   an   opportunity   to   present   such   explanation   as   it   may   consider  appropriate.
Provided that, when a party gives information to the mediator/conciliator subject to a  specific condition that it be kept confidential,  the mediator/conciliator shall not disclose  that information to the other party.
(b)        Receipt   or   perusal,   or   preparation   of   records,   reports   or   other   documents   by   the  mediator/conciliator,   while   serving   in   that   capacity  shall   be   confidential  and   the  mediator/conciliator   shall   not   be   compelled   to   divulge   information   regarding   those  documents   nor   as   to   what   transpired   during   the   mediation/conciliation   before   any  court of tribunal or any other authority or any person or group of persons.
(c)    Parties   shall   maintain   confidentiality   in   respect   of   events   that   transpired   during   the  mediation/conciliation   and   shall   not   rely   on   or   introduce   the   said   information   in   other  proceedings as to:
i. views expressed by a party in the course of the mediation/conciliation  proceedings;
ii. documents   obtained   during   the   mediation/conciliation   which   were  expressly   required   to   be   treated   as   confidential   or   other   notes,   drafts   or  information given by the parties or the mediator/conciliator;
iii. proposals made or views expressed by the mediator / conciliator. 
iv. admission   made   by  a   party   in   the   course   of   mediation/conciliation  proceedings;
v. the fact that a party had or had not indicated willingness to accept a  proposal;
(d)       There shall be no audio or video recording of the mediation/conciliation proceedings.
(e)       No statement of parties or the witnesses shall be recorded by the mediator/conciliator. Rule 21 :  Privacy.
The Mediation/conciliation sessions or meetings would be conducted in privacy where the  persons   as   mentioned   in   Rule   12   shall   be   entitled   to   represent   parties.    However,   other  persons   may   attend   only   with   the   permission   of   the   parties   and   with   the   consent   of   the  mediator/conciliator.
Confidentiality   is   at   the   heart   of   a   mediation   proceedings   and   is   critical   to   a   successful  resolution.   The   parties  must   be  assured  that   they   can  share  sensitive   information   at   the  mediation session, where it is necessary to see that their true needs and interests may be met,  without   fear   of   subsequent   disclosure   to   their   detriment.   Such   confidentiality   plays   an  important role both in the joint sessions involving all of the disputants at the mediation session  as well as in private caucuses which the mediator may have with one or more of the parties  during the course of the session. This is the rule worldwide. 
Supreme Court assures confidentiality
15. The Supreme Court assured the confidentiality of the process in two judgments. In  Moti Ram(D) Thr. L.Rs. and Anr. Vs. Ashok Kumar and Anr., Markandey Katju and Gyan  Sudha Misra JJ, explained: 
In this connection, we would like to state that mediation proceedings are totally confidential  proceedings. This is unlike proceedings in Court which are conducted openly in the public  gaze. If the mediation succeeds, then the mediator should send the agreement signed by  both   the   parties   to   the   Court   without   mentioning   what   transpired   during   the   mediation  proceedings.   If   the   mediation   is   unsuccessful,   then   the   mediator   should   only   write   one  sentence   in   his   report   and   send   it   to   the   Court   stating   that   the   'Mediation   has   been  unsuccessful'.   Beyond   that,   the   mediator  should   not   write  anything   which   was  discussed,  proposed or done during the mediation proceedings. This is because in mediation, very often,  offers, counter offers and proposals are made by the parties but until and unless the parties  reach to an agreement signed by them, it will not amount to any concluded contract. If the  happenings in the mediation proceedings are disclosed, it will destroy the confidentiality of  the mediation process."
16.   The Supreme Court said in yet another case of Haresh Dayaram Thakur Vs. State of  Maharashtra and Others, AIR 2000 SC 2281, D.P. Mohapatra and RP Sethi, JJ said:  
Section 67 which makes provision regarding role of conciliator provides in Sub­section (I) that  the conciliator shall assist the parties in an independent and impartial manner in their attempt  to reach an amicable settlement of their dispute. In Sub­section (2) thereof, it is provided that  the   conciliator   shall   be   guided   by   principles   of   objectivity,   fairness   and   justice,   giving  consideration to, among other things, the rights and obligations of the parties, the usages of  the trade concerned and the circumstances surrounding the dispute including any previous  business practices between the parties. In Sub­section (4) of Section 67 it is laid down that  the   conciliator   may,   at   any   stage   of   the   conciliation   proceedings,   make   proposals   for   a  settlement   of   the   dispute.   Such   proposals   need   not   be   in   writing   and   need   not   be  accompanied   by   a   statement   of   the   reasons   therefore.   Section 69 contains   the   provision  regarding   communication   between   conciliator  and  parties  whether   orally  or  in   writing   and  about   the   place   of   meeting   etc.   In   Section 70 provision   is   made   regarding   disclosure   of  information.   Therein   it   is   provided,   inter   alia,   that   when   the   conciliator   receives   factual  information   concerning   the   dispute   from   a   party,   he   shall   disclose   the   substance   of   that  information to the other party in order that the other party may have the opportunity to present  any explanation which he considers appropriate. In the proviso to the section it is stated that  when a party gives any information to the conciliator subject to a specific condition that it be  kept confidential, the conciliator shall not disclose that information to the other party. Under  Section72 it is laid down that each party may, on his own initiative or at the invitation of the  conciliator, submit to the conciliator suggestions for the settlement of the dispute.
Section 75 which   incorporates   in   the   status   the   confidentiality   clause   provides   that  notwithstanding anything contained in any other law for the time being in force, the conciliator  and the  parties shall  keep confidential  all  matters  relating  to the  conciliation proceedings.  Confidentiality   shall   extend   also   to   the   settlement   agreement,   except   where   its  disclosure is necessary for purposes of implementation and enforcement. RTI Act v A&C Act
17.   The RTI Act will definitely override the Arbitration & Conciliation Act 1996 and information  has to be disclosed subject to RTI Act. Even under RTI Act, we need to examine the provisions  of exceptions under Section (8) of the RTI Act, 2005 that enlists some special instances when  the authorities are exempted from disclosing information sought for. Section 8 (1) (e) of the RTI Act, 2005 exempts from disclosure­  information available to a person in his fiduciary relationship, unless the competent authority  is satisfied that the larger public interest warrants the disclosure of such information;
18. The traditional definition of a fiduciary is a person who occupies a position of trust in  relation to someone else, therefore requiring him to act for the latter's benefit within the scope  of that relationship. Anything given and taken in confidence expecting confidentiality to be  maintained   will   be   information   available   to   a   person   in   fiduciary   capacity.   Therefore  communication   made   during   conciliation   proceeding   between   the   parties   and   also  communication between mediator and other parties, qualifies to be made in fiduciary capacity.  The proceedings of Mediation are supposed to be protected under Section 8(1)(j) also, which  says:
"information which relates to personal information the disclosure of which has not relationship  to any public activity or interest, or which would cause unwarranted invasion of the privacy of  the individual unless the Central Public Information Officer or the State Public Information  Officer or the appellate authority, as the case may be, is satisfied that the larger public interest  justifies the disclosure of such information: Provided that the information, which cannot be  denied to the Parliament or a State Legislature shall not be denied to any person".
Larger   public   interest   is   an   exception   for   these   two   exemptions.   But   in   the   interest   of  conciliation in general as an alternative dispute proceedings there is a need to protect the  confidentiality. The moment the proceedings of the mediation are allowed to be disclosed in  the form of certified copies under RTI Act, or evidence in other proceedings or publicized  openly,   the   parties   will   not   prefer   mediation   or   conciliation,   which   will   increase   pendency,  stress and burden on the courts besides delaying the marital dispute resolutions affecting  several   families.   Even   the   parties   would   lose   possibility   of   resolving.   Mediation   is   best  alternative dispute resolution process for domestic disputes, only because the parties cannot  use this proceeding for obtaining the material to use in litigation. Mediation process cannot be  used by parties as pre­litigation step to collect material. If RTI is allowed to be exercised in  securing information about mediation, cantankerous spouse will exploit mediation as a source  to get information with which they can harass the other spouse and use it in courts of law also.  Thus  the  public  interest   in  disclosure  of   the  information,   if   any,   is   not   higher   than  that   in  protection of mediation proceedings as per Section 8(2). Comparatively there is a higher public  interest in protecting the confidentiality and privacy of the proceedings of mediation and there  is   no   public   interest   in   disclosure.   Hence   under   Section   8(2)   information   about   mediation  proceedings cannot be given. As there is no larger public interest, the mediation information  attracts provisions of exemptions under Section 8(1) (e) and (j). Hence cannot be disclosed.  Decision:
19.         The   Commission   having   perused   the   file   found   that   the   file   is   a   proceeding   for  counselling, a prelude to or part of conciliation. The conciliation in general will include the  counselling also. The mediator or conciliator will advise or guide or apprise the parties of the  issues or steps that help resolving the dispute. When there is a counselling between a person  and counsellor, there emerges fiduciary relationship. Appellant has already filed a case for  domestic  violence.   Wife  claimed  that  proceeding  before  legal   service  authority   was  in  the  nature of divorce proceeding.  From the nature of proceedings it is apparently clear that it was  not divorce proceeding, but a counselling and conciliation proceeding, confidentiality of which  need to be protected as per the law and in public interest.  Information regarding negotiation,  mediation, conciliation and counselling will fall under exempted clause of information given in  fiduciary capacity and also private/personal information of other spouse and hence shall not be  disclosed. Hence the appeal is rejected.
(M. Sridhar Acharyulu) Information Commissioner  Authenticated true copy (Babu Lal) Deputy Registrar Addresses of the parties:
1. The CPIO under RTI, Delhi State Legal Services Authority, Central Office, Patiala House Courts Complex, New Delhi­110001.

2. Ms. Rama Aggarwal, 1237, Sec­D Pkt, Vasant Kunj, New Delhi.
Print Page

No comments:

Post a Comment